GDPR

Vi värnar om din säkerhet!

Genom denna informationsskrift får du information om hur dina personuppgifter behandlas av oss.

Din integritet är viktig för oss och vi anstränger oss därför för skydda dina personuppgifter på bästa sätt. I detta dokument får du information om hur vi som personuppgiftsansvariga behandlar alla personuppgifter som samlas in om dig av oss när du eller det företag du representerar gör ett köp, när vi köper ett fordon av dig, när du lämnar in ett fordon för service eller reparation eller köper tillbehör och reservdelar på plats hos oss.

De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en tredje part.

Personuppgifter som du har lämnat till oss: 
När du som kund ingår ett avtal med oss kommer du att lämna viss information om dig. Informationen du lämnar till oss kan vara till exempel ditt namn, registreringsnummer på ditt fordon, ditt personnummer, ditt kundnummer, ditt bankkontonummer samt dina kontakt- och adressuppgifter. Vi kan
även komma att behandla andra personuppgifter om dig som du lämnar till oss i egenskap av kund.

Vi kan När du lämnar in ett fordon till oss för service eller reparation kan vi komma att samla in registreringsnummer samt information som finns lagrad i fordonets dator. Det är information som främst är av teknisk karaktär såsom t.ex. felkoder och servicehistorik som hänför sig till ditt fordon. Vi kan även komma att samla in uppgifter om genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts, inklusive eventuella produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.

När du ingår ett avtal om köp av ett fordon eller service med oss kan vi även komma att samla in information om ditt köp, din service eller reparation, betalning samt information om fordonets chassinummer.

Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter som vi får tillgång till genom sökningar i Transportstyrelsens vägtrafikregister, främst kontaktuppgifter och registreringsnummer.
De personuppgifter som anges ovan kan vi komma att behandla om dig även i de fall någon annan lämnar in ditt fordon till oss för reparation eller service för din räkning. Om du lämnar in ett fordon som någon annan är registrerad som ägare för eller som representant för ett företag behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås: 

• Om du som kund eller representant för ett företag gör ett köp, lämnar in ett fordon för service
eller reparation, om vi köper ett fordon av dig eller ingår ett avtal om försäljningsuppdrag behandlar vi ditt namn, registreringsnummer eller annat identifikationsnummer på fordonet, ditt kundnummer, dina kontakt- och adressuppgifter samt ditt bankkontonummer i syfte att administrera vårt kundförhållande inklusive din inbetalning alternativt vår utbetalning. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldig-heter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss, t.ex. för att skicka påminnelser om service eller för uppföljning av din bilaffär. Behandling av information som finns lagrad i fordonets dator kan behöva behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och konstatera och åtgärda fel på fordonet.

• Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn samt dina kontakt- och adressuppgifter i syfte att kunna kontakta dig för att följa upp offerten samt för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt avtal ingås.

• För att hantera eventuella reklamationer eller för att kunna uppfylla eventuella garantiåtaganden som följer av vårt avtal med dig eller det företag som du representerar behandlar vi dina kontaktuppgifter, registreringsnummer eller annat identifikationsnummer på fordonet, uppgifter om ditt köp, genomförda felsökningar och vilka arbeten som utförts, inklusive information om eventuella fordon, delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats. Vi kan även i dessa fall inhämta information om ditt fordon rörande tidigare reparationer hos andra verkstäder.

• För att kunna fastställa din identitet och begära kreditprövningar när en sådan krävs enligt avtalet behandlar vi uppgifter om ditt namn, ditt personnummer samt uppgifter om din ekonomiska situation. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering. Dessa uppgifter kan även komma att lämnas vidare till någon av våra samarbetspartners för finansiering vilka är Mercedes-Benz Finans, Nordea Finans och DNB Nord.

• Vid lösen av inbytesbil eller försäljningsuppdrag hos finansbolag lämnas ditt namn, ditt personnummer samt registreringsnumret på ditt fordon ut till det finansbolag där fordonet är finansierat. Detta för att kunna få en lösenoffert och lösa bilen.

• Om du provkör ett fordon behandlar vi dina kontaktuppgifter samt uppgifter om provkörningen så att vi i enlighet med vårt avtal med dig ska kunna ta ut eventuella avgifter eller andra kostnader som uppstod under den tid som du disponerade fordonet. Vi behandlar även körkortsuppgifter samt ditt personnummer (genom fotokopia på ditt körkort) i syfte att säkerställa din identitet, kontrollera körkortet mot vägtrafikregistret och för att veta vem som har lånat fordonet samt säkerställa att du har körkort. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering vid utlåning av våra fordon.

Om uppgifterna som anges ovan inte lämnas till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig. 

 
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning: 

• Vi behandlar dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som kund eller representant för kund genom att skicka direktmarknadsföring och nyhetsbrev, påminnelser om service och kundundersökningar via post, e-post eller sms. Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med dig som kund eller representant för kund i marknadsföringssyfte.

• Om någon annan lämnar in ditt fordon till oss för reparation eller service behandlar vi ditt namn, registreringsnumret på ditt fordon och dina kontakt- och adressuppgifter i syfte att fullgöra vårt avtal om reparation eller service i förhållande till den som lämnat in ditt fordon. Behandling av information som finns lagrad i fordonets dator kan även behöva behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna konstatera och åtgärda fel på fordonet. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna fullgöra vårt avtal i förhållande till kunden och genomföra aktuell service eller reparation på ditt fordon.

• Om du lämnar in fordonet för någon annans räkning eller ingår ett avtal med oss som representant för ett företag kan vi komma att behandla uppgifter om ditt namn, dina kontakt- och adressuppgifter samt uppgifter om fordonet i den mån det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden i förhållande till vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att kunna kommunicera med dig i egenskap av kontaktperson och för att följa upp vem som lämnade in fordonet hos oss.

• Vi behandlar fordonsdata som hänför sig till ditt fordon, t.ex. information om servicehändelser, skadehistorik och mätarställning, för att kunna erbjuda framtida ägare av fordon information om service- och underhållsarbeten som har genomförts på fordonet. Vi behandlar dessa uppgifter för vårt berättigade intresse av att kunna visa att vi uppfyller krav från respektive fordonstillverkare, av säkerhetsskäl samt för att underlätta för ägarna av fordonet vid service.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter om du har samtyckt till det: 

• Om du har samtyckt till att få direktmarknadsföring såsom t.ex. nyhetsbrev eller påminnelser om service via e-post eller sms från oss behandlar vi dina kontaktuppgifter för detta ändamål under en längre period.

• Utöver den behandling av dina personuppgifter som anges ovan utför vi även behandling som är nödvändig för att följa tillämplig lag, förordning eller myndighetsbeslut. Till exempel sparar vi uppgifter om ditt avtal med oss samt köphistorik i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag och skattelagstiftning.

Dina personuppgifter kan komma att delas med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden. För marknadsföringsändamål kan vi komma att dela dina kontaktuppgifter till reklambyråer och tryckeri för t. ex. tryck och distribution av utskick. Vår leverantör för tryck är Ringqvist tryckeri i Norrköping och reklambyrå är Rakt. Våra ITleverantörer och eventuella andra leverantörer vi anlitar kan också komma att få tillgång till samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att dessa ska fullgöra sina åtaganden i relation till oss. Vår IT-leverantör är RS Data i Norrköping. Vi samarbetar även med Lifevision för distribution av servicepåminnelser och dylikt.

Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter: 

• För betalning eller kreditupplysning kan vi komma att dela uppgifter om ditt personnummer samt uppgifter om din ekonomiska situation till betalningsförmedlare och kreditföretag. 

• Vid köp av ett fordon kan vi komma att registrera din information i Transportstyrelsens vägtrafikregister i syfte att kunna genomföra ägarbytet.

• Vi kan komma att lämna ut dina kontaktuppgifter och viss information om ditt fordon till fordonstillverkaren eller generalagenten för bilmärket du köpt. Exakt vilka personuppgifter som fordonstillverkaren eller generalagenten behandlar om dig i egenskap av personuppgiftsansvarig har fordonstillverkaren eller generalagenten ett eget ansvar att informera dig om. 

• Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till försäkringsbolag när du köper ett fordon av oss eller lämnar in ett fordon för service eller reparation. 

Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
Utöver vad som anges ovan kan våra samarbetspartners, t.ex. leasingföretag, finansbolag, fordonstillverkare, generalagenter samt försäkringsbolag samla in dina personuppgifter direkt från dig för egen räkning. För sådana uppgifter är våra samarbetspartners personuppgiftsansvariga och har därför ett eget ansvar att informera dig om behandlingen.

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

• För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.

• I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller efter att vårt avtal har löpt ut. Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång.
– Om du har lämnat in ditt fordon för reparation eller service sparar vi dina kontaktuppgifter under sju år från inlämnandet. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna tid eftersom du som kund typiskt sätt förväntar dig information från oss som verkstad när det är dags att serva ditt fordon igen.
– Om du har ingått avtal om köp av ett fordon av oss behandlar vi dina kontaktuppgifter under sju år från köpet. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna period med hänsyn till att ett fordon är en sällanköpsvara. Vi tror att vår marknadsföring blir mer relevant för dig efter en tid när det är mer sannolikt att du kan komma att vilja köpa ett nytt fordon igen. Vi kan därför komma att lagra dina kontaktuppgifter för att skicka direktmarknadsföring till dig via post, e-post eller sms under den tid vi har rätt att göra så enligt gällande personuppgiftslagstiftning, marknadsföringslag och praxis.

• För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp, genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts samt vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats under sju år från den dag köpet gjordes eller reparationen eller servicen utfördes. Personuppgifterna sparas under sju år med hänsyn till att ett fordon är en sällanköpsvara och vi, för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på fordonet, reparationer eller service, kommer behöva se vilket arbete som har utförts och vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.

• Vi kan komma att spara fordonsdata som hänför sig till ditt fordon, t.ex. information om servicehändelser, under den tid som fordonet är i drift. Denna information sparas tillsammans med fordonets registreringsnummer och dina kontaktuppgifter. Uppgifterna sparas under den tid som fordonet är i drift för vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda framtida ägare av fordonet information om service- och underhållsarbeten som har genomförts på fordonet samt för att kunna följa fordonets historik.

• Om du särskilt har lämnat ditt samtycke till att få direktmarknadsföring, nyhetsbrev och påminnelser kommer vi att spara dina kontaktuppgifter i form av namn, e-post och telefonnummer tills du avregistrerar dig eller ber oss sluta kontakta dig.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter med effekt från och med att återkallelsen är gjord. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring och profilering.

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter.

Genom denna informationsskrift får du information om hur dina personuppgifter behandlas av:
Olofsson Auto AB, 556198-9038
Navestadsgatan 41, 603 66 Norrköping
info@olofssonauto.com
011-14 25 45